JAKARTA, PRINDONESIA.CO – Praktisi PR sangat bergantung kepada media massa untuk mempublikasikan informasi mengenai klien atau organisasi yang diwakili. Dalam hal ini, membangun hubungan baik dengan wartawan seperti melalui media gathering menjadi hal penting.

Merujuk jurnal berjudul Pengaruh Kegiatan Media Gathering Terhadap Pembentukan Citra Perusahaan karya Yulietta Evita Dewi (2012), media gathering adalah kegiatan yang dirancang untuk mengakrabkan hubungan antara organisasi dan wartawab dari berbagai media. Kegiatan ini biasanya dikemas dalam bentuk hiburan, ramah tamah, atau diskusi ringan.

Executive Account Director Vero Indonesia Diah Andrini Dewi menjelaskan, dalam penyelenggaraan media gathering, PR harus bisa menyesuaikan substansi acara dengan kebutuhan klien dan ketertarikan wartawan. “Dengan itu media dapat membantu menyampaikan pesan kepada audiens yang lebih luas," ujarnya dalam media gathering Vero Indonesia bertema "Rayakan Kemerdekaan dan Kolaborasi" di Jakarta, Jumat (9/8/2024).

Peraih gelar Sarjana Ilmu Komunikasi dari Universitas Sultan Ageng Tirtayasa itu menekankan, dengan memahami kebutuhan klien dan kecenderungan wartawan, maka PR dan media massa dapat saling dukung dalam menciptakan dampak yang lebih besar. 

Tips “Media Gathering”

Dalam penyelenggaraan media gathering, terdapat sekurangnya lima hal yang perlu diperhatikan PR guna memastikan kesuksesan kegiatan. Melansir Genaya PR, berikut uraiannya.

1.    Siapkan Materi Perusahaan

Kumpulkan informasi lengkap tentang perusahaan, seperti sejarah, struktur manajemen, penghargaan, dan program yang sedang atau akan dijalankan. Ini akan memudahkan wartawan menggali informasi lebih dalam.

2.    Buat Siaran Pers

Susun siaran pers yang informatif dan mudah dipahami. Hindari bahasa berlebihan atau terkesan promosi penjualan. Fokuslah pada berita dan informasi yang relevan.

3.    Informasi Pembicara

Siapkan informasi singkat tentang pembicara di acara, termasuk latar belakang pendidikan dan karier mereka. Sertakan informasi ini dalam lampiran siaran pers atau undangan.

4.    Persiapkan Statement

Pikirkan matang-matang pesan yang ingin disampaikan saat acara. Antisipasi pertanyaan wartawan dan siapkan jawaban yang jelas dan ringkas.

5.    Berikan Merchandise atau Press Kit

Sebagai penyempurna kegiatan, PR juga dapat menyediakan merchandise atau press kit untuk wartawan yang hadir. Langkah ini sekaligus mempromosikan organisasi atau brand (merek).

Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, PR dapat memastikan acara media gathering berjalan sukses guna mencapai tujuan yang diinginkan.  (jar)