JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Konferensi pers merupakan salah satu bagian tak terpisahkan dari aktivitas public relations (PR). Melalui kegiatan tersebut, suatu organisasi bisa mendapatkan liputan media yang luas, hingga memberikan klarifikasi saat terjadi krisis.

Adapun untuk bisa mengoptimalkan manfaat konferensi pers bagi organisasi, humas harus mampu mempersiapkan gelarannya secara matang. Dikutip dari Western Organization of Resource Councils (WROC), setidaknya terdapat enam langkah yang harus dipastikan agar konferensi pers berjalan efektif. Berikut uraiannya.

1.    Tentukan Tujuan dan Pesan

PR harus bisa menjelaskan kepada media mengapa konferensi pers yang digelar penting untuk dihadiri. Dalam hal ini, perlu dirumuskan pesan utama yang ingin disampaikan, tuntutan kepada pembuat keputusan, dan ajakan bertindak bagi audiens.

2.    Pilih Lokasi dan Waktu yang Tepat 

Cari tempat yang mudah diakses, nyaman, dan memiliki fasilitas memadai untuk gelaran konferensi pers. Tidak lupa, pilih tanggal dan waktu yang ideal. 

3.    Undang Media

PR bisa mengawali undangan kepada media untuk menghadiri konferensi pers dengan mengirimkan siaran pers. Jika dibutuhkan, lakukan panggilan telepon untuk memastikan kehadiran media.

4.     Siapkan Juru Bicara dan Moderator

Latih juru bicara untuk menyampaikan pesan dengan singkat dan jelas, dalam waku maksimal 10 menit. Pilih pula moderator yang mampu mengendalikan jalannya konferensi pers dan menjaga fokus pada topik, dan siapkan jawaban untuk pertanyaan media.

5.    Siapkan Materi Pendukung 

Sejalan dengan konferensi pers, PR perlu menyiapkan siaran pers yang informatif dan menarik untuk dibagikan kepada media. Sisipkan juga di dalamnya materi pendukung lain seperti lembar fakta, bagan, atau grafik sebagai informasi tambahan bagi wartawan.

6.     Lakukan Latihan dan Persiapan Lainnya 

Guna memastikan kelancaran konferensi pers, PR dapat melakukan simulasi dengan anggota tim untuk sekaligus mengecek kesiapan peralatan yang dibutuhkan. 

Demikian tips ini, semoga bisa menjadi informasi bermanfaat bagi praktisi PR! (jar)