JAKARTA, PRINDONESIA.CO –  Bagi praktisi public relations, media kit atau press kit adalah materi yang wajib dipersiapkan saat sedang mengadakan event, terutama kegiatan yang mengundang wartawan.

Dilansir dari publicrelationssydney.com, media kit adalah dokumen yang berisi informasi tentang bisnis, produk, atau event organisasi atau perusahaan. Media kit biasanya digunakan pada saat event atau launching produk, sebagai paket informasi untuk jurnalis guna membantu mereka dalam menulis berita.

Katerina Antonova, founder & CEO Aeris PR, agensi PR yang berbasis di California, Amerika Serikat, seperti yang dikutip dari prnewsonline.com  dalam artikel berjudul Creating an Effective Press Kit: Key Components, menekankan pentingnya menyusun dan membuat media kit yang baik.

Menurutnya, faktor utama untuk menembus perhatian media, salah satunya dipengaruhi oleh press kit yang baik. Press kit yang efisien juga akan memudahkan pekerjaan jurnalis dalam melihat keseluruhan informasi dan pesan yang ingin disampaikan oleh PR. 

Nah, berikut ini adalah tips menyusun press kit yang efisien dari Antonova yang juga merupakan anggota Public Relations Society of America (PRSA).

• Mendeskripsikan Perusahaan

Media kit seharusnya dapat mendeskripsikan perusahaan secara singkat dan rinci. Deskripsi singkat terdiri dari satu atau dua paragraf informasi dasar. Sementara deskripsi rinci akan ditulis lebih panjang, mencakup tanggal pendirian, lokasi kantor pusat dan cabang, negara-negara tempat beroperasi, sejarah penggalangan dana, investor, jumlah klien, dan informasi lainnya. Selain itu, dalam deskripsi yang lebih rinci, PR dapat memuat penjelasan tentang produk atau organisasi dan cara kerjanya.

• Memperkenalkan Narasumber Kunci

Jurnalis akan selalu mencari ahli atau narasumber yang dapat memberikan komentar terkait tren di industri tertentu. Untuk itu, media kit mestinya mampu mencakup informasi tentang semua sumber utama yang mewakili perusahaan atau organisasi. Untuk setiap sumber, PR harus menuliskan biografi, menunjukkan bidang keahlian, dan topik yang dikuasainya. Jangan lupa, PR harus melampirkan foto setiap narasumber berkualitas tinggi.

Selain itu, PR juga mesti menyertakan tautan ke wawancara dan pembicaraan narasumber. Penting juga bagi PR untuk selektif dan hanya memilih kutipan yang terbaik. Jika menambahkan tautan, jangan lupa untuk menulis deskripsi singkat tentang setiap video/tautan.

• Pengiriman Media Kit

Sebelum mengirimkan media kit, PR harus memastikan semua materi terkumpul di dalam satu folder dan layanan berbagi berkas (file) seperti Google Drive atau Dropbox, disertai dengan penamaan yang jelas agar mudah dimengerti.

Saat mengirimkannya melalui e-mail, PR juga sebaiknya menyertakan daftar semua dokumen yang dimasukkan ke dalam badan e-mail. Cara ini dilakukan untuk memudahkan jurnalis mengetahui dokumen yang dikirimkan oleh PR. Press kit yang dikirimkan dapat berbentuk dokumen presentasi atau teks. Jika memutuskan untuk menggunakan presentasi, lebih baik menyimpannya dalam format .pdf. Sebab, jenis format ini mudah dibuka di hampir semua perangkat.

Dengan menyusun media kit yang baik dan efisien, PR dapat memastikan bahwa pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh media. (mfp)