JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Inilah isu yang mengemuka dalam gelar wicara secara daring bertajuk “Audit Komunikasi dalam Public Relations” yang diselenggarakan oleh Magister Ilmu Komunikasi UPN Veteran Yogyakarta, Sabtu (10/7/2021).  Menurut Puji Lestari, dosen Audit Komunikasi UPN Veteran Yogyakarta, perlu kebesaran hati ketika melakukan audit komunikasi.

Sebab, inti dari audit adalah kejujuran. Yang pasti dan mesti digarisbawahi, audit komunikasi bertujuan untuk mendiagnosis efektivitas dan efisiensi kebijakan komunikasi yang selama ini sudah dilakukan. Sehingga, ke depan PR dapat melakukan aktivitas komunikasinya lebih tepat dan relevan. Pada akhirnya, keberadaan PR dapat berkontribusi maksimal bagi keberlanjutan perusahaan/instansi.

Menurut Puji, banyak pihak yang belum menyadari bahwa banyak organisasi yang gagal karena ada masalah di bagian komunikasi. Bahkan, saking pentingnya audit komunikasi, sudah ada SKKNI Auditor Komunikasi sejak 2015. “Jadi, audit komunikasi itu perlu didasari dari kemauan untuk menuju ke arah yang lebih baik,” ujarnya.

Pupuk Indonesia Holding Company (PIHC) adalah salah satu perusahaan pelat merah yang sudah melakukan audit komunikasi. Tujuannya, persis seperti yang sudah disebutkan di atas.  Ibarat dalam suatu pertempuran, kata SVP Corporate Communication PT Pupuk Indonesia (Persero) Wijaya Laksana, ia dan timnya tak ingin seperti Hulk yang melakukan serangan membabi buta, padahal targetnya hanya satu. “Kami ingin seperti Hawkeye, hanya perlu sekali memanah, tapi tidak pernah meleset,” ujarnya. 

Dari latar belakang itulah, ia bersama timnya melakukan audit komunikasi dibantu oleh konsultan komunikasi. Adapun tujuannya untuk memetakan persepsi pemangku kepentingan internal dan eksternal terhadap perusahaan, menganalisis strategi dan praktik komunikasi yang selama ini sudah dilakukan, dan merekomendasikan perencanaan serta penyusunan strategi komunikasi perusahaan ke depan.

Langkah Konkret

Adapun tahapannya dimulai dari, pertama, pemetaan dan pengumpulan data melalui studi dokumen dan dekstop research, focus group discussion, kuisioner, in-depth interview. Kedua, evaluasi dan analisis mendalam tentang persepsi perusahaan, perception gap antara para pemangku kepentingan dengan perusahaan, dan kegiatan komunikasi yang sudah dilakukan. Ketiga, membuat rekomendasi dari sisi komunikasi baik secara strategis maupun teknis. Keempat, penyusunan laporan yang mudah menjadi dipahami untuk menjadi dasar penyusunan strategi komunikasi perusahaan ke depan. Sementara responden yang terlibat meliputi stakeholder internal dan stakeholder eksternal.

Hasilnya, terdapat sejumlah temuan. Untuk stakeholder dari kalangan media, misalnya. Responden mengapresiasi kegiatan media plan yang sudah dilakukan perusahaan. Namun, mereka berharap lebih banyak kegiatan yang bersifat informal. Mereka juga berharap direksi lebih banyak muncul di  media. Sementara audit di kalangan internal ditemukan belum adanya panduan penanganan krisis komunikasi dan positioning yang jelas tentang PIHC. Serta, masih ditemukan adanya hambatan komunikasi di internal PIHC dan anak perusahaan.

Temuan itu selanjutnya ditindaklanjuti ke dalam rekomendasi. Antara lain, perlunya rencana komunikasi jangka menengah dan panjang dalam bentuk Cetak Biru Komunikasi, di dalamnya termasuk agenda setting, key message, media plan. Lalu, penetapan tata laksana komunikasi, hingga panduan protokol, pelatihan, hingga pembentukan tim komunikasi krisis. “Begitu besar hasil dan dampak dari temuan audit komunikasi untuk divisi kami, juga perusahaan secara keseluruhan,” katanya.

Menurut Managing Director DASA Strategic Communication SAM August Himmawan, audit dapat dilakukan di tahap perencanaan maupun evaluasi.

Biasanya, kata SAM, alasan melakukan audit pada tahap perencanaan karena klien memerlukan dasar, alasan, data dan informasi untuk menentukan strategi dan program komunikasi yang akan dijalanakan.

Sementara audit di tahap evaluasi dilakukan karena klien ingin mengetahui efektivitas program komunikasi, persepsi, umpan balik dari setiap pemangku kepentingan. Serta, mengetahui pesan, media, dan saluran komunikasi yang memberikan dampak. Selain itu, untuk mengetahui adanya gap antara strategi dengan pelaksanaan. Hingga, rekomendasi strategi dan program komunikasi yang akan datang. “Praktik audit komunikasi itu krusial. Seperti halnya audit keuangan atau yang lain, audit komunikasi juga sebaiknya rutin dilakukan setiap tahun,” pungkasnya. (rtn/ais)