JAKARTA, PRINDONESIA.CO – Yang pasti, kata Sally Piri, Managing Director Arjava Strategic Communication saat menjadi pemateri di acara APPRIentice, Kamis, (15/10/2020), langkah pertama yang harus dilakukan oleh public relations (PR) adalah memahami dan mengetahui tujuan dan role of write. “Mengapa artikel ini harus diangkat? Untuk tujuan apa? Apakah untuk laporan, cerita atau lainnya?”  ujarnya ketika membawakan materi bertajuk “PR Writing: Every Word Must Have a Meaning”.   

Menurut Sally, setidaknya ada empat tujuan menulis. Pertama, untuk memberikan informasi, pengetahuan atau panduan. Kedua, untuk menghibur dengan membuat cerita yang bisa dinikmati oleh pembaca. Ketiga, mengajak atau meyakinkan audiens untuk melakukan sesuatu atau setuju dengan ide kita. Terakhir, untuk melepaskan stres/kepenatan.

Langkah kedua, menyusun taktik untuk mencapai key performance indicator (KPI). “Apakah untuk meningkatkan traffic situs resmi perusahaan atau menyebarkan informasi kepada sebanyak-banyaknya media melalui siaran pers? “ ujarnya memberi contoh.

Langkah ketiga, mengenali siapa target audiens yang ingin disasar. Menurut perempuan yang mengawali kiprahnya sebagai jurnalis ini, PR perlu mengetahui target audiensnya secara mendetail. Mulai dari usia, jenis kelamin, latar belakang pendidikan, hingga latar belakang  industri dan institusi. Dengan demikian, PR akan mengirimkan tulisan kepada audiens sesuai target yang mereka sasar.

Keempat, memilih kanal komunikasi yang dinilai paling efektif. Contoh, melalui e-mail, media sosial, situs resmi perusahaan, atau aplikasi WhatsApp. Kelima, menentukan linimasa atau alur waktu dan distribusi yang berkaitan dengan jadwal penerbitan secara rinci. Mulai dari tanggal, bulan, hingga jam yang telah ditentukan sejak awal.

Keenam, membuat konten. Setiap tulisan harus bersifat faktual, bukan berdasarkan interpretasi pribadi, mengandung unsur humanis. Selain itu, mampu membangun emosional, keterikatan, membuat orang tertarik, serta langsung masuk ke hati. “Pastikan tulisan kita menarik bagi rekan-rekan wartawan,” ujarnya.

Ketujuh, lakukan pengukuran hasil. Bisa dalam bentuk PR value atau melalui media monitoring baik dari sisi poin maupun tone pemberitaan.

Tipe Tulisan

Selain itu, PR juga harus mengenali tipe-tipe tulisan. Antara lain, siaran pers, lembar fakta, annual report (visi, misi, perjalanan perusahaan, sambutan dari CEO), surat untuk redaksi (respons, klarifikasi), advertorial, brosur, media kit, sambutan, newsletter (kurang dari 10 halaman), dan inhouse magazine/majalah internal perusahaan.

Menurut Sally, yang membedakan antara tulisan jurnalis dengan PR adalah jurnalis bertugas memaparkan sebuah isu/kejadian berdasarkan narasumber/saksi mata. Sementara tulisan yang dibuat PR bertujuan untuk meyakinkan/mengajak audiens untuk melakukan sesuatu mulai dari membeli produk/brand hingga mengadvoakasi/mendorong orang lain untuk memberikan dukungan. (ais)