Oleh: Ardhini Hapsari, training specialist (media relations and writing skills), serta PR Manager KISAKU

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Hootsuite (We Are Social) melansir bahwa pada Januari 2020, pengguna media sosial di Indonesia telah mencapai 160 juta orang atau 59% dari total penduduk Indonesia. Tiap orang, rata-rata mengakses media sosial selama 3 jam 26 menit per hari. Angka ini berada di atas rata-rata global, yang mencatatkan waktu 2 jam 24 menit per hari.

Dengan tingginya angka tersebut, saya sering kali menerima pertanyaan, apakah di era media sosial ini, media konvensional masih penting? Jawaban saya pun pasti, "Masih!"

Saat ini media konvensional masih memegang peranan besar dalam menjadi sumber informasi terpercaya. Pertama, karena penjaga gawang media konvensional, atau biasa kita sebut jurnalis, adalah orang yang memang kredibel di bidang tulis menulis dan reportase. Mereka tidak pernah menulis berita secara sembarangan, atau hanya berdasar pada opini pribadi semata. Tiap artikel yang dipublikasi selalu didukung fakta terpercaya, dilengkapi hasil wawancara dengan pakar ahli.

Selain itu, untuk dapat menerbitkan sebuah artikel, mereka pun harus menempuh proses yang panjang. Melakukan liputan atau wawancara, menulis artikel, disunting oleh editor, dan dipublikasikan di media. Prosesnya panjang, sementara media sosial 'bergerak' cepat. Lebih cepat viral, meski terkadang kurang akurat.

Apalagi di masa krisis. Untuk mencari tahu pokok permasalahan yang faktual, masyarakat lebih memilih mencari tahu di media besar. Alasannya, karena artikel di media konvensional ditulis berdasarkan wawancara dengan narasumber ahli, bukan hanya berdasar pada desas-desus di masyarakat.

Namun, menghadapi jurnalis di masa krisis juga bukan masalah mudah bagi perwakilan perusahaan. Di saat krisis, jurnalis akan berusaha menjadi yang pertama dan mendekat pada obyek berita. Ketika tidak sukses mencari informasi dari narasumber utama atau perwakilan perusahaan, jurnalis akan selalu mencari alternatif sumber berita.

Jadi, bila pintu utama tidak dibuka, maka jurnalis tidak akan segan masuk melalui pintu dapur. Efeknya, nama baik perusahaan dipertaruhkan. Karena, bisa jadi narasumber cadangan tersebut tidak mengerti pokok permasalahan dengan baik.

Yang Harus Dilakukan PR

Lalu, apa yang harus dilakukan oleh perusahaan, terutama public relations (PR) di saat ada krisis? Harus cepat, akurat, dan konsisten. Merespons krisis dengan cepat, serta menyampaikan pesan pokok secara akurat dan konsisten. Konsisten yang dimaksud adalah jangan sampai pendapat antara satu karyawan dengan karyawan yang lain berbeda.

Semua harus sepakat dan menyampaikan pesan sama yang biasanya dirangkum dalam bentuk standby statement, sebuah dokumen yang berfungsi sebagai informasi resmi perusahaan untuk menjelaskan kronologis isu atau krisis yang tengah terjadi. Usaha untuk membentuk pesan kunci yang konsisten juga termasuk ke dalam unsur penting manajemen krisis.

Beberapa orang yang tidak terbiasa berhadapan dengan media juga pasti akan merasa sedikit khawatir saat jurnalis datang menghubungi. Tapi, patut disadari bahwa mereka sebetulnya hanya menjalankan tugas. Mereka akan terus mengejar saat membutuhkan konfirmasi untuk artikel yang sedang ditulis. Kita juga boleh menolak menjawab jika memang belum paham pokok permasalahannya.

Jika memang yang ditanyakan hanya terkait hal “aman” seperti produk atau kampanye yang sedang berlangsung, silakan menjawab sesuai kapabilitas dan posisi kita. Namun, jika pertanyaan sudah menyentuh ranah krisis, tetapkan komunikasi terpusat dan rujuk mereka pada juru bicara perusahaan untuk memastikan agar tiap pesan pokok tersampaikan dengan baik.

Saat berbincang dengan teman jurnalis, saran saya, jawablah setiap pertanyaan dengan ramah, santai, dan penuh percaya diri. Hindari sikap defensif, serta jawab tiap pertanyaan dengan penuh senyum sembari mengembalikan pada pesan pokok yang telah disiapkan sebelumnya. Bagaimanapun juga hubungan antara perusahaan dengan jurnalis itu bagaikan simbiosis mutualisme. Mereka membutuhkan bantuan perusahaan untuk keberlangsungan bisnis sementara perusahaan membutuhkan mereka sebagai penghubung informasi dengan masyarakat.