JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Topik ini menghangat di gelar wicara Ngobrol Ramadhan Bareng Siblings Rumah Millennials bertajuk “Public Relations in a New Normal World” yang diadakan secara virtual, Sabtu (16/5/2020).  Menurut Head of Corporate Communications Astra Boy Kelana Soebroto yang menjadi pembicara hari itu, persiapan yang dilakukan oleh humas/PR harus saat ini, bukan nanti. 

Para praktisi PR pun harus siap berhadapan dengan sejumlah tantangan baru. Mulai dari tetap relevan dengan stakeholder di tengah ketidakpastian, mengatur waktu komunikasi yang tepat di saat tren yang tidak menentu, membangun engagement dengan audiens, hingga memaksimalkan penggunaan platform media yang sesuai dengan objektif komunikasi.

Untuk menjawab tantangan tersebut, humas harus tetap berada pada koridornya, yakni menjaga dan membangun reputasi dan citra positif perusahaan melalui pengelolaan, pemantauan informasi serta komunikasi terstruktur. Jika dijabarkan, kata Boy, peran tersebut terbagi empat. Antara lain, internal relations, partnership and government relations, media relations, dan brand communications.

Internal relations berperan mengelola sistem komunikasi internal serta memfasilitasi saluran komunikasi internal. Fungsinya penting, memastikan komunikasi dan koordinasi berjalan baik. Di Astra, mereka mengadakan Forum On-line Koordinator Wilayah Grup Astra dengan memanfaatkan aplikasi Zoom. Agendanya membahas penanggulangan pandemi Covid-19 di masing-masing instalasi grup Astra. Selan itu,  mengadakan sesi berbagi pengalaman melalui Ngobrol Santai “KolaborAksi” untuk internal grup perusahaan.

Direktur Komunikasi Rajawali Foundation Fardila Astari juga menekankan pentingnya hubungan internal. Menurut perempuan yang hari itu didapuk sebagai narasumber, komunikasi internal merupakan komunikasi tahap awal yang wajib dilakukan perusahaan. Hal ini terkait keselamatan karyawan.

Pesan yang perlu dikomunikasikan meliputi inisiasi bekerja secara fleksibel dan perlindungan bagi pekerja di lapangan. “Pastikan komunikasi dibangun secara transparan dan sejalan dengan kebijakan pemerintah,” ujar Fardila seraya menambahkan komunikasi internal juga dibutuhkan untuk memfokuskan strategi keberlangsungan bisnis, membangun ketahanan dan persiapan pemulihan.

Komunikasi Eksteranal

Jangan pula lupa menjalin komunikasi eksternal dengan stakeholder ketika membuat strategi komunikasi di era normal yang baru. Komunikasi yang dibangun di antaranya mengomunikasikan  dampak terhadap pengiriman produk atau layanan kepada pelanggan, membangun rencana komunikasi, tetap berkomunikasi dengan supplier, meninjau syarat dan ketentuan dengan kreditur dan investor, serta berkonsultasi dengan tim legal tentang kebijakan pemerintah.

Stakeholder lain yang tak kalah penting adalah pemerintah dan media. “Pastikan proses penyampaian pesan dilakukan sesuai arahan pemerintah,” ujar Boy. Ia memberi contoh saat melaksanakan konferensi pers, misalnya, dilakukan secara virtual. Cara ini dinilai efektif karena sesuai dengan imbauan pemerintah jaga jarak fisik serta tidak terkendala oleh jarak dan waktu. Dengan memanfaatkan aplikasi mereka juga leluasa menyebarkan pesan dalam berbagai bentuk seperti video dan infografis. 

Strategi komunikasi yang dibuat juga harus relevan dengan situasi pandemi Covid-19. Contoh, gerakan yang digagas Astra, #SemangatSalingBantu. Ajakan berdonasi masker kain dan mendorong partisipasi masyarakat mencegah penyebaran wabah. Serta, tetap menjaga visibilitas brand lewat konten kreatif, mengedepankan berita positif dan melibatkan audiens saat melakukan komunikasi secara on-line. (rvh)