Oleh: Maria Wongsonagoro, PR Consultant, President Director of IPM Public Relations

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Bagaimana bila suatu orkestra bermain tanpa dirigen? Tentu sulit tercipta harmoni nada. Dalam praktik public relations (PR) dan komunikasi, peran dirigen atau communications lead sangat penting. Berperan menjaga kesatuan, kelancaran, dan keharmonisan berkomunikasi.

Bila Indonesia melaksanakan suatu inisiatif besar, katakanlah inisiatif pemindahan Ibu Kota Negara ke Kalimantan Timur, semua lapisan akan terdampak. Pertanyaannya adalah siapa communications lead yang akan berperan sebagai dirigen dalam berkomunikasi kepada publik? Ini sangat penting sebab communications lead akan memproses berbagai tahapan untuk menghasilkan strategi komunikasi nasional pemindahan Ibu Kota Negara (IKN).

Tahapan untuk menghasilkan strategi komunikasi nasional pemindahan IKN meliputi tahap-tahap berikut.  Tahap pertama adalah menganalisa situasi. Ini pekerjaan yang sangat kompleks karena menyangkut banyak pemangku kepentingan atau stakeholders. Menganalisa situasi dapat menggunakan SWOT analysis.

Tahap kedua adalah stakeholders mapping atau pemetaan para pemangku kepentingan. Dapat dibayangkan betapa luasnya cakupan stakeholders yang terlibat atau terkait dengan pemindahan IKN. Pastilah database stakeholders akan sangat luas. Tahap ketiga yaitu pelaksanaan perception survey atau survei persepsi para stakeholders. Hasil perception survey perlu dianalisa. Tahap inipun merupakan pekerjaan yang masif, namun bukan mission impossible bila semua pihak terkait berkolaborasi dengan baik.

Tahap keempat adalah menetapkan tujuan dari komunikasi IKN baru. Kemudian tahap kelima merupakan tahap yang sangat penting yaitu menetapkan strategi komunikasi nasional pemindahan IKN. Bila PR diibaratkan sungai, maka tahap dua hingga lima  merupakan bagian hulu. 

Selanjutnya tahap enam adalah action plan, timeline, agenda setting yang merupakan bagian hilir. Action plan atau rencana tindak terdiri dari berbagai program, kampanye, dan kegiatan untuk melaksanakan strategi komunikasi nasional pemindahan IKN. Dapat dibayangkan luasnya cakupan stakeholders yang perlu diakomodasi oleh rencana tindak. Kemudian penetapan timeline pelaksanaan setiap komunikasi, program, kegiatan, dan agenda setting. Artinya, semua rencana tindak perlu dijadwalkan. Termasuk publisitas di media konvensional/media sosial. Bisa jadi, tiada hari tanpa informasi dan berita tentang IKN baru.

Dongkrak Reputasi Indonesia

Tahap ketujuh yakni tahap assessment (evaluasi). Apakah semua program dan kegiatan berkomunikasi telah mencapai tujuan yang diharapkan (lihat tahap empat). Evaluasi dapat mencakup berbagai alat ukur (measuring tools) untuk melihat dampaknya terhadap stakeholders.

Semua tahapan memerlukan perancangan, pelaksanaan, dan koordinasi. Karena itulah peran dan tugas communications lead sangat penting. Untuk memastikan key messages tersampaikan. Menjaga alur komunikasi yang efektif antar instansi, serta penanganan issues dan crisis management untuk melindungi inisiatif pemerintah yang maha besar ini.

Jangan lupa bahwa dunia menyorot tentang rencana IKN baru ini. Momentum ini dapat dijadikan untuk meningkatkan reputasi Indonesia di mata internasional. Bukankah kita juga ingin mencari investor untuk ikut serta membangun IKN?

Akhir kata, sampai sekarang pertanyaan ini masih belum terjawab, instansi mana yang ditunjuk sebagai communications lead? Instansi tersebut dapat didukung oleh suatu tim yang terdiri dari pihak-pihak terkait, ilmuwan, tokoh masyarakat, ketua asosiasi dan organisasi, ahli komunikasi, praktisi senior PR, wakil kelompok masyarakat, dan sebagainya.